Términos y condiciones

Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma Dynaudit

A continuación se detallan los términos que rigen el uso de la plataforma Dynaudit. Su aceptación constituye un contrato entre Dynaudit S.A.S. (en adelante, “Dynaudit”) y la empresa usuaria (en adelante, “Cliente”), regulando la licencia de uso del software para la gestión del proceso de auditoría interna Dynaudit (en adelante, la “Plataforma”), así como las obligaciones relacionadas con la suscripción, pagos, datos personales, propiedad intelectual, responsabilidad y terminación.

1. Definiciones

Para una mejor comprensión de estos términos se definen a continuación los principales conceptos:

“Dynaudit”: refiere a Dynaudit S.A.S., sociedad debidamente constituida en Colombia, titular de los derechos de propiedad intelectual de la Plataforma y responsable de su prestación.
“Cliente”: entidad (persona jurídica) que contrata la licencia de uso de la Plataforma al registrarse y aceptar estos Términos.
“Plataforma Dynaudit”: software como servicio (SaaS) para la gestión del proceso de auditoría interna diseñado para el uso empresarial, operado por Dynaudit.
“Licencia de Uso”: derecho no exclusivo, personal e intransferible que Dynaudit concede al Cliente para acceder y utilizar la Plataforma bajo las condiciones aquí estipuladas. Cada licencia se asocia a un Usuario (ver definición siguiente).
“Usuario” o “Usuario Autorizado”: persona designada por el Cliente (por ejemplo, un auditor o empleado) que tiene credenciales individuales para acceder a la Plataforma. Cada Usuario requiere su propia licencia.
“Cuenta”: conjunto de credenciales de acceso (usuario y contraseña) asignadas a un Usuario para operar en la Plataforma.
“Servicios”: incluye la puesta a disposición de la Plataforma, actualizaciones, soporte técnico básico y demás funciones inherentes a la suscripción.
“Suscripción”: modalidad de contratación de la Plataforma que puede ser de plazo mensual o anual, según sea elegido por el Cliente. Comprende el acceso durante el periodo convenido y la renovación automática a igual periodo, salvo cancelación.
“Período de Prueba”: periodo inicial de 30 días gratuitos a disposición del Cliente tras el registro, durante el cual puede evaluar la Plataforma sin costo. Al finalizar este periodo, deberá contratar una suscripción de pago para continuar con el servicio.
“Datos Personales”: cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica, o de cualquier otra índole que permita conocer datos personales de las personas, incluyendo datos sensibles (por ejemplo, información de salud o financiera). En especial se consideran Datos sensibles aquellos relativos a salud, biometría, datos financieros y otros de especial protección.
“Normativa de Protección de Datos”: leyes y reglamentos aplicables en materia de datos personales, en particular la Ley 1581 de 2012 (Colombia) y su decreto reglamentario 1377 de 2013, así como normas similares en otros países donde opere el servicio.

2. Ámbito de Aplicación

Estas condiciones generales son de aplicación obligatoria en todos los contratos de licencia de uso de la Plataforma Dynaudit. Al registrarse y aceptar la suscripción, el Cliente declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estos Términos y Condiciones. Asimismo, acepta la política de privacidad de Dynaudit y cualquier otro aviso legal aplicable que se le haya presentado.

Dynaudit se reserva el derecho de modificar estos Términos en el futuro. Dichas modificaciones serán notificadas al Cliente (por ejemplo, mediante correo electrónico o aviso en la Plataforma) con antelación razonable. El uso continuado de la Plataforma después de dichos cambios implica la aceptación de los nuevos términos.

3. Contratación de Licencia y Modalidades de Servicio

3.1 Licencia de Uso

Dynaudit concede al Cliente una licencia de uso de la Plataforma con las siguientes características:

Alcance y restricciones: La licencia es personal, no exclusiva, revocable e intransferible. Solo autoriza al Cliente (y a sus Usuarios autorizados) a utilizar la Plataforma conforme a estos términos. Queda expresamente prohibido sublicenciar, vender, alquilar o ceder de cualquier forma la licencia a terceros.
Acceso a funcionalidades: Cada Usuario autorizado dispondrá de acceso a todas las funcionalidades disponibles de la Plataforma en el momento de la suscripción. Dynaudit podrá ampliar, modificar o eliminar funciones de la Plataforma, siempre que informe al Cliente con antelación razonable. Los Usuarios deben utilizar la Plataforma de buena fe y de acuerdo con la ley, especialmente respetando la confidencialidad de los datos introducidos.
Usuarios: El Cliente es responsable de designar sus Usuarios, proporcionarles credenciales de acceso seguras, y gestionar dichas cuentas (creación, suspensión o baja). Cada Usuario debe estar registrado y tener asignada una licencia. El Cliente garantiza que los Usuarios cumplen con los requisitos técnicos y legales para el uso de la Plataforma.

3.2 Período de Prueba

Al momento del registro, el Cliente dispondrá de un Período de Prueba gratuito de 30 días, contados desde la fecha de alta. Durante este periodo:

El Cliente puede usar la Plataforma con acceso completo o limitado (según lo disponga Dynaudit) para evaluar sus funcionalidades.
Dynaudit no ofrece garantía expresa durante el Período de Prueba y puede suspender o dar por terminado el periodo de prueba en cualquier momento por razones técnicas o de negocio, notificándolo al Cliente.
El Cliente no podrá exigir reembolso alguno por el uso o cese del servicio durante esta fase de prueba, ni reclamar indemnización alguna.
Antes de terminar el Período de Prueba, Dynaudit podrá enviar comunicaciones informativas o promociones. El Cliente podrá optar por no recibir dichas comunicaciones comerciales.

Al finalizar los 30 días de prueba, si el Cliente no contrata una suscripción de pago, su acceso a la Plataforma quedará suspendido. Dynaudit podrá eliminar los datos almacenados por el Cliente tras un plazo razonable (por ejemplo, 30 días), salvo disposición contraria acordada expresamente.

3.3 Modalidades de Suscripción y Renovaciones

El Cliente podrá adquirir una suscripción mensual o anual para una o más licencias de Usuario. La duración inicial se fija por el Cliente al momento de la contratación y podrá renovarse automáticamente por periodos iguales hasta su cancelación. La renovación automática se realizará a menos que alguna de las partes notifique lo contrario con anticipación: al menos 30 días antes del vencimiento. El Cliente puede cambiar la modalidad (de mensual a anual o viceversa) en la Plataforma antes del próximo vencimiento.

Los precios y planes de suscripción serán los vigentes publicados en la página web de Dynaudit o comunicados al Cliente al momento de contratar. Dynaudit se reserva el derecho de ajustar precios para renovaciones posteriores, previa notificación al Cliente con antelación razonable. Cualquier aumento se aplicará a partir del siguiente periodo de suscripción.

3.4 Formas de Pago

El Cliente podrá pagar la suscripción mediante tarjeta de crédito o transferencia bancaria a la cuenta indicada por Dynaudit. El pago se efectuará por adelantado por el total del periodo elegido (mensual o anual) en una única transacción, salvo acuerdo en contrario. No se aplicarán descuentos o reducciones de pago fuera de promociones específicas.

El Cliente es responsable de proporcionar datos de facturación verídicos y de actualizar cualquier información necesaria para procesar el pago. En caso de que el pago no sea exitoso (por ejemplo, tarjeta rechazada o falta de fondos), Dynaudit notificará al Cliente para regularizar la situación. Si transcurridos 15 días el pago no se ha efectuado, Dynaudit podrá suspender temporalmente el servicio hasta que se confirme el pago, sin que esto genere derecho a reembolso o indemnización.

4. Política de Reembolsos

La suscripción de Dynaudit se basa en pagos por adelantado de periodos completos. Por ello, por defecto no procede el reembolso de cuotas ya pagadas, salvo los siguientes supuestos excepcionales y razonables:

Incumplimiento de Dynaudit: Si Dynaudit interrumpe o modifica sustancialmente la Plataforma de forma no autorizada, o incurre en incumplimiento grave de sus obligaciones contractuales que afecte el servicio, el Cliente podrá solicitar la cancelación y el reembolso proporcional de la parte del periodo no disfrutado. Dicho reembolso se calculará prorrateando la cuota correspondiente al tiempo restante hasta el próximo vencimiento, una vez deducidos los costes administrativos razonables.
Legalidad y retracto: Si existiera alguna disposición legal aplicable que otorgue al Cliente (por ejemplo, derecho de retracto o derecho de desistimiento) el derecho a cancelar sin expresión de causa dentro de un plazo específico tras la contratación, se aplicará dicho derecho conforme a la normativa correspondiente. En tal caso, el Cliente deberá notificarlo a Dynaudit en los términos legales, y se le devolverá el importe efectivamente pagado por el periodo no utilizado.

En cualquier otro caso (por ejemplo, cancelación voluntaria por parte del Cliente sin causa atribuible a Dynaudit), no habrá lugar a devolución de las cuotas ya pagadas. Si el Cliente da de baja Usuarios durante un periodo ya facturado, dejará de incurrir en cargos futuros por dichos usuarios eliminados, pero no se reembolsará el importe del servicio ya disfrutado.

Para solicitar un reembolso, el Cliente debe enviar una notificación escrita a Dynaudit detallando las razones y datos de la suscripción. Dynaudit revisará la solicitud y, de proceder el reembolso, lo realizará en el plazo de 30 días calendario contados desde su aprobación, utilizando el mismo medio de pago empleado inicialmente o el que acuerden las partes.

5. Tratamiento de Datos Personales

El uso de la Plataforma implica el tratamiento de datos personales. La Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de Dynaudit, disponible en https://www.dynaudit.com/privacy-policy, hace parte integral de estos Términos y Condiciones. Al aceptar estos Términos, el Cliente declara conocer y aceptar dicha política.

Tanto Dynaudit como el Cliente deberán cumplir las normativas de protección de datos aplicables. En particular:

Responsable del tratamiento: Dynaudit actuará como responsable del tratamiento de los datos personales que reciba o genere por la prestación del servicio (por ejemplo, datos de contacto del Cliente, datos de facturación, registros de auditoría). El Cliente actúa como responsable de los datos que introduzca en la Plataforma sobre sus propios usuarios, auditores o terceros.
Finalidades del tratamiento: Dynaudit tratará los datos personales únicamente para los fines relacionados con la prestación del servicio contratado, incluyendo: (i) creación y gestión de la cuenta del Cliente, (ii) provisión, mantenimiento y mejora de la Plataforma, (iii) facturación y gestión de pagos, (iv) atención de consultas, soporte técnico y comunicación de novedades, (v) cumplimiento de obligaciones legales (por ejemplo, fiscales y contables), y (vi) garantizar la seguridad y trazabilidad del servicio.
Seguridad y confidencialidad: Dynaudit se compromete a implementar las medidas técnicas y organizativas razonables, conforme al estado del arte, para proteger los datos contra acceso no autorizado, alteración, pérdida o divulgación indebida. Esto incluye controles de acceso, autenticación segura, copias de respaldo regulares y procedimientos para la gestión de incidentes. El Cliente debe informar a Dynaudit de cualquier violación de seguridad que afecte sus datos y seguir las recomendaciones para mitigar riesgos.
Acceso y derechos ARCO: El Cliente reconoce que Dynaudit actuará, en su caso, como encargado del tratamiento de los datos personales que éste introduce en la Plataforma. El Cliente, a su vez, garantiza disponer de las autorizaciones necesarias para dichos datos y facilitará la atención de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) de los interesados conforme a lo dispuesto por la ley. Si el Cliente solicita la eliminación de datos personales a Dynaudit, ésta procederá a borrarlos de sus sistemas en la medida que sea técnicamente viable.

En resumen, Dynaudit empleará los datos personales del Cliente y de terceros únicamente para cumplir con las obligaciones del servicio y siempre en estricto apego a las leyes de protección de datos aplicables, preservando la confidencialidad y los derechos de los titulares.

6. Propiedad Intelectual e Industrial

Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial relacionados con la Plataforma Dynaudit (incluyendo su software, aplicaciones, bases de datos, diseño gráfico, manuales, documentación, nombres comerciales, marcas, logotipos, etc.) pertenecen exclusivamente a Dynaudit o a sus licenciantes, y quedan reservados conforme a la ley. En consecuencia:

El Cliente no adquiere ningún derecho de propiedad sobre la Plataforma, sino únicamente una licencia de uso limitada según lo establecido en estos Términos.
Queda prohibido copiar, reproducir, distribuir, comunicar públicamente, modificar o crear obras derivadas de la Plataforma (ni siquiera parcialmente) sin autorización expresa de Dynaudit.
El Cliente no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, desensamblar ni intentar extraer el código fuente de la Plataforma, salvo que la ley lo permita expresamente sin posibilidad de acuerdo en contrario.
No se permite eliminar o alterar ningún aviso de derechos de autor, marca u otra indicación de propiedad que figure en la Plataforma o en su documentación.
El Cliente no puede usar la Plataforma para desarrollar productos o servicios competitivos, ni registrar derechos de propiedad (como marcas o invenciones) basados en la misma o en conceptos derivados.

En caso de que el Cliente realice usos no autorizados de la Plataforma, Dynaudit podrá exigir responsabilidades por la infracción de sus derechos, incluyendo la terminación inmediata de la licencia sin derecho a reembolso, y exigir indemnización por daños y perjuicios causados.

7. Limitación de Responsabilidad

Dynaudit prestará el servicio con la diligencia profesional razonablemente esperada y conforme a los términos aquí pactados. No obstante, y en la medida permitida por la legislación aplicable, las partes reconocen y aceptan que:

Disponibilidad del servicio: Aunque Dynaudit procurará asegurar la continuidad y correcto funcionamiento de la Plataforma, ésta se ofrece “tal cual” y “según disponibilidad”. Podrán presentarse interrupciones temporales, demoras, fallos de conectividad o eventos externos que afecten el servicio. En tales casos, Dynaudit realizará esfuerzos razonables para restablecer la operación en el menor tiempo posible, sin que ello implique la asunción de obligaciones adicionales distintas a las previstas en estos Términos.
Daños indirectos: En la medida permitida por la ley, Dynaudit no será responsable por daños o perjuicios indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o similares (incluyendo, a modo enunciativo, pérdida de datos, lucro cesante, afectación reputacional o reclamaciones de terceros), incluso si hubiere sido informada de su posible ocurrencia. Las partes acuerdan que este tipo de daños, por su naturaleza, no pueden ser imputados directamente a la prestación del servicio.
Uso e interpretación de la información: La Plataforma entrega información, reportes y funcionalidades de apoyo a la gestión del Cliente, pero no reemplaza su criterio profesional ni sus obligaciones regulatorias. Corresponde al Cliente evaluar la pertinencia y exactitud de la información procesada y asumir las decisiones que adopte con base en la misma.
Interoperabilidad con terceros: El funcionamiento de la Plataforma puede depender de servicios, conectividades o herramientas provistas por terceros. Dynaudit no controla tales componentes externos y, por tanto, no puede asumir responsabilidad por fallas, indisponibilidades o errores atribuibles a dichos terceros. Sin embargo, apoyará al Cliente en la identificación de la causa y en las gestiones necesarias dentro de su ámbito de control.
Límite máximo de responsabilidad: Salvo que la ley establezca lo contrario, la responsabilidad agregada de Dynaudit por cualquier reclamo derivado de la ejecución de estos Términos no excederá en ningún caso los valores efectivamente pagados por el Cliente durante el periodo de suscripción inmediatamente anterior al evento objeto del reclamo.

Esta limitación no será aplicable en los casos en que exista dolo o culpa grave por parte de Dynaudit, ni afectará los derechos irrenunciables que correspondan al Cliente conforme a la normativa aplicable. Las disposiciones de esta sección deben interpretarse en armonía con las garantías mínimas que la ley exige en favor de los consumidores o usuarios empresariales del servicio.

8. Seguridad de la Información

Dynaudit opera sobre servicios de nube provistos por Microsoft Azure, proveedor que cuenta con certificaciones internacionales de seguridad de la información —incluida ISO/IEC 27001I — y un portafolio de cumplimiento normativo reconocido globalmente. En virtud de ello, Dynaudit adopta las políticas, controles y estándares de seguridad implementados por Azure y los incorpora a su propio sistema de gestión de seguridad de la información. Este modelo se fundamenta en un enfoque de protección multinivel (“defense-in-depth”), que comprende, entre otros, el cifrado de datos en reposo y en tránsito (incluyendo cifrado AES-256 y comunicaciones seguras mediante TLS/HTTPS), así como controles avanzados de identidad y acceso, tales como autenticación multifactorial y gestión centralizada de credenciales mediante Microsoft Entra ID.

En coherencia con lo anterior, Dynaudit implementa medidas técnicas y organizativas alineadas con los requisitos de la norma ISO/IEC 27001 a través de las capacidades nativas de seguridad de Azure. Dichas medidas incluyen, sin limitarse a: segregación y control de accesos basados en roles y permisos; mecanismos periódicos de respaldo seguro de la información; procedimientos de gestión de incidentes, entre otros.

El Cliente es responsable de custodiar de forma confidencial sus credenciales de acceso (incluyendo usuarios, contraseñas, claves o tokens de autenticación) y de aplicar buenas prácticas en su administración. Dynaudit no responderá por accesos no autorizados derivados de negligencia, uso indebido o divulgación inadecuada de dichas credenciales por parte del Cliente.

En caso de presentarse un incidente de seguridad que pueda afectar la información del Cliente, Dynaudit notificará de manera oportuna sobre su naturaleza y alcance, e informará las medidas correctivas adoptadas. Dynaudit actuará con la debida diligencia para mitigar cualquier afectación y restablecer la seguridad del servicio.

El Cliente podrá consultar la documentación oficial de seguridad y cumplimiento de Microsoft Azure, disponible en los portales Azure Security Documentation, Microsoft Trust Center y Azure Compliance (incluyendo ISO/IEC 27001). Dynaudit se adhiere a dichas prácticas y estándares en todo momento para la adecuada protección de la información del Cliente, conforme a la legislación aplicable.

Fuentes:Microsoft Azure Security Documentation, Azure Compliance (ISO/IEC 27001), Azure Backup Encryption.

9. Terminación del Contrato

Estos Términos permanecerán vigentes mientras el Cliente mantenga activa una suscripción con Dynaudit. El contrato de licencia podrá darse por terminado de las siguientes maneras:

Por iniciativa del Cliente: El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento mediante aviso a Dynaudit con al menos 30 días de antelación al fin del periodo en curso. Dicha cancelación surte efecto al término del periodo pagado. Tras la cancelación, el Cliente perderá el acceso a la Plataforma una vez finalizado dicho periodo. No procederá reembolso alguno de cuotas abonadas anticipadamente, salvo lo previsto en la Política de Reembolsos (sección 4).
Por incumplimiento del Cliente: Dynaudit podrá cancelar inmediata y unilateralmente la licencia, sin necesidad de previo aviso ni indemnización, si el Cliente o cualquiera de sus Usuarios incumple gravemente cualquiera de las obligaciones establecidas en estos Términos (por ejemplo, uso indebido de la Plataforma, violación de propiedad intelectual, uso fraudulento, etc.). En tal caso no habrá derecho a reembolso alguno.
Por incumplimiento de Dynaudit: Si Dynaudit incumple de forma grave sus obligaciones esenciales y no subsana dicho incumplimiento en un plazo razonable tras requerimiento fehaciente, el Cliente podrá rescindir el contrato. Dynaudit procederá entonces al reembolso proporcional de las cuotas pagadas por el periodo no consumido, de acuerdo con la Política de Reembolsos (sección 4).
Baja por inactividad: Sin que ello genere derecho a reclamo o indemnización, Dynaudit podrá dar de baja a un Cliente que permanezca inactivo en la Plataforma por un periodo prolongado (por ejemplo, 6 meses continuos sin uso), previa notificación al Cliente para que subsane la situación.

Consecuencias de la terminación: En cualquier caso de terminación del contrato, Dynaudit procederá a: (i) cancelar las cuentas de usuario del Cliente; (ii) impedir el acceso futuro a la Plataforma; (iii) eliminar o anonimizar los datos personales almacenados, salvo aquellos cuya conservación sea obligatoria por ley; y (iv) facturar y cobrar las cuotas devengadas hasta la fecha de terminación (en su caso, prorrateadas). El Cliente deberá, en paralelo, cesar el uso de la Plataforma y destruir cualquier copia local de software o documentación relacionada, según le sea indicado por Dynaudit. Las obligaciones de confidencialidad y propiedad intelectual subsistirán aun después de la terminación por el tiempo que establezca la ley.

10. Legislación Aplicable y Jurisdicción

El presente contrato de licencia se rige e interpreta de conformidad con la legislación de la República de Colombia y, subsidiariamente, con las normas aplicables de otros países de donde el servicio opere. Dynaudit tiene su sede principal en Colombia, la cual es referencia para efectos legales.

Para la solución de controversias derivadas de estos Términos, las partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes de la ciudad de Bogotá, Colombia (o al que corresponda de conformidad con la ley colombiana vigente en la materia). Sin perjuicio de lo anterior, ambas partes procurarán resolver de mutuo acuerdo y de manera amistosa cualquier conflicto antes de acudir a la vía judicial.